Prototypen als Beschleuniger von Entscheidungen

In den vergangenen Jahren konnte ich feststellen, dass wenn es in Unternehmen um Projekte im Zuge der Digitalisierung geht, besonders wenn es sich um neue Software handelt, der Entscheidungsprozess sehr lange dauern kann. Die damit einhergehenden Kosten sind enorm und nicht zu vernachlässigen.

Die Dauer des Entscheidungsprozesses hängt nach meiner Erfahrung häufig von verschiedenen Faktoren ab. Einer der häufigsten Gründe für einen langen Entscheidungsprozess ist jedoch das Maß der Unsicherheit, wie die richtige Entscheidung nun schlussendlich aussehen wird. Für die Entscheider liegen meist zu wenig Informationen und auch Vorstellungsvermögen zugrunde, um wirklich zu verstehen, wie sich die neue Software in Zukunft in das bestehende Unternehmen oder das bestehende Portfolio integriert.

Häufig basieren die unzureichenden Informationen auf der Art der Informationsquellen, die für die Entscheider erarbeitet werden. Die meisten Entscheidungen werden im unternehmerischen Kontext noch immer auf Grundlage von Meetings, PowerPoint-Folien und Excel-Tabellen getroffen. Doch bieten diese Quellen häufig nur unzureichende Informationen und lassen viele Fragen ungeklärt oder überlassen die offenen Punkte der Vorstellungskraft der Entscheider.

Die mangelnde Vorstellungskraft der Entscheider ist somit meistens der Grund für negative Entscheidungen oder eine unnötige Verlängerung des Entscheidungsprozesses.

Schon in der Vorbereitung des Entscheidungsprozesses kann jedoch etwas unternommen werden, um die Vorstellungskraft der Entscheider zu unterstützen. Ein kleiner Prototyp oder ein Minimum Viable Product (MVP) kann bei Software dabei helfen, die spätere Funktionsweise und den Nutzen für den User zu verdeutlichen. Dies hilft Personen ein Verständnis für das Projekt zu entwickeln, die nicht mit den Details vertraut sind, jedoch eine Entscheidung fällen müssen.

Durch einen verlängerten Entscheidungsprozess entstehen Unternehmen nicht nur enorme Kosten, sondern auch enorme entgangene Umsatzpotenziale. Vergleicht man diese Kosten mit den Kosten einer möglichen Entwicklung eines Prototyps, so ist die Entwicklung des Prototyps häufig die weitaus günstigere Variante.

Wie kann ein MVP oder Prototyp aussehen?

Wenn wir davon ausgehen, dass wir mit einem Prototypen oder einem MVP die Entscheidungsfindung beschleunigen wollen, so ist die Entwicklung und die damit verbundenen Kosten meist überschaubar. Insbesondere, wenn diese im Verhältnis zu den durch Verzögerungen entstehenden Kosten betrachtet werden.

Bei der Entwicklung wird sich nur auf die nötigsten Aspekte konzentriert, um eine spätere Funktionsweise zu demonstrieren. Komplizierte Logiken oder Einbindungen von externen Diensten durch APIs sind in einem solchen Stadium selten notwendig. Vielmehr wird auf die richtige Optik und die Darstellung des späteren Workflows geachtet. Somit findet die Entwicklung meistens mit einem Fokus auf das Frontend und weniger mit Fokus auf dem Backend statt.

Schon nach wenigen Tagen kann so eine erste Version der Software entstehen und diese kann den Entscheidern dabei helfen, ein besseres Verständnis für das Projekt zu bekommen. Wenn der Prototyp überzeugt, kann diese meist unkompliziert erweitert werden und folglich zu der anvisierten vollwertigen Lösung entwickelt werden.

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Was gibt es bei dem Vorgehen zu beachten?

Wenn ein Prototyp/MVP durch einen externen Dienstleister entwickelt werden soll, gilt es dies genau mit dem Dienstleister zu besprechen. Es soll besonderes Augenmerk darauf gelegt werden, dass zunächst einmal nur um eine Veranschaulichung der zukünftigen Funktionalitäten geht. Gleichzeitig sollte das Projekt jedoch so aufgesetzt werden, dass es im späteren Verlauf problemlos erweiterbar ist.

Intern sollte frühzeitig mit den Entscheidern besprochen werden, ob ein erster Prototyp für die Entscheidungsfindung vielleicht eine geeignete Möglichkeit wäre. Optimal wäre es, wenn bei entsprechenden Projekten schon pauschal ein entsprechendes Budget ausgehandelt wird, um gezielt mit MVPs und Prototypen in die finale Entscheidungsfindung zu gehen. Nach unseren Erfahrungen können Unternehmen, die nach dieser Methode vorgehen, sehr viel schneller mit neuen Projekten anfangen und diese fokussierter durchführen.

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