Best Practice: ZMG

Was macht ZMG im Allgemeinen?

ZMG steht für Zeitungsmarktforschung Gesellschaft der deutschen Zeitungen (ZMG) mbH und das Unternehmen hat seinen Sitz in Frankfurt am Main.

ZMG

„ZMG ist Dienstleister für Zeitungsdaten, Planungs- und Buchungstools sowie für Forschung zu Zielgruppen und Märkten bis hin zur Werbewirkung. Sie verfügt über einen einzigartigen Schatz an Forschungs- und Planungsdaten und umfängliches Wissen über den Zeitungsmarkt in Deutschland. Mit Studien, Analysen, praxisnahen Tools und innovativen Technologien macht die ZMG ihr ausgeprägtes Erfahrungswissen unmittelbar nutzbar, damit Kunden und Partner die beste Leistung zum Erfolg der Zeitung erbringen können. Die ZMG unterstützt die Vermarkter, Verlage und Verbände, in den kompetitiven Medienmärkten die Leistungen der Medienhäuser optimal zu platzieren. Sie versteht sich als verlässlicher, kompetenter und komplementärer Dienstleister und Partner in der Wirkungskette der Zeitungsvermarktung.“

Was war die zugrundeliegende Problemstellung?

ZMG führt eine Vielzahl von Marktforschungsstudien für verschiedenste Auftraggeber durch. Bei der Durchführung und insbesondere im Vorfeld der Durchführung war stets ein sehr hoher Kommunikationsaufwand notwendig. Es galt viele Einzelheiten zu Zielgruppen, Befragungsarten, Feldzeiten und verschiedene andere Parameter zu besprechen. Diese Absprachen wurden stets durch mehrere Vertreter der Auftraggeber, Dienstleister und ZMG selbst durchgeführt und wurden somit zu einem enormen Zeitfaktor.

Aufgrund dieser Tatsache entstand bei ZMG die Idee, diesen Prozess über eine Plattform abzuwickeln. Hierdurch sollten die Steuerung und Dokumentation der Studien vereinfacht und der notwendige zeitliche Aufwand signifikant reduziert werden. Gleichzeitig galt es, zahlreiche Schritte, die bis dato händisch umgesetzt wurden, zu automatisieren.

Bereits im Vorfeld hat ZMG die Erfahrung gemacht, dass eine Software-Lösung manuelle Arbeit reduzieren kann und Kunden einen wertvollen Service bieten kann. So wurde in der Vergangenheit mit dem ZMG Media Monitor eine Lösung entwickelt, die den Erfolg von Media-Kampagnen anhand von anerkannten Messinstrumenten automatisiert darstellen kann. Der mit dieser Lösung einhergehende Erfolg vereinfachte die Entscheidung hin zur Entwicklung einer weiteren Software-Lösung, welche schließlich der ZMG Rapid wurde.

Was war das Ziel des Entwicklungsprozesses?

Schon vor Beginn des Entwicklungsprozesses war klar, dass die entstehende Software schnellstmöglich genutzt werden sollte, um zeitnah erstes Feedback von Usern zu sammeln. Dieses gesammelte Feedback sollte dann für die Weiterentwicklung und Priorisierung der nächsten Entwicklungsschritte genutzt werden.

Um dieses Ziel zu erreichen, wurde im ersten Schritt die Entwicklung eines MVPs (Minimum Viable Products) geplant. In diesem MVP waren von Beginn an nur die allernötigsten Grundfunktionalitäten vorhanden, welche ein Mindestmaß an Nutzbarkeit ermöglichen sollten. Auf Basis dieser minimalen Nutzererfahrung sollte es einfach sein, Feedback zu generieren und die Prioritäten der nächsten Entwicklungsschritte festzulegen.

Das Vorgehen nach dieser Art kann als agile Software-Entwicklung bezeichnet werden und ermöglicht ein Höchstmaß an Flexibilität über den gesamten Entwicklungsprozess. Die Entscheidung für ein agiles Vorgehen wird gemeinsam von ZMG und pro.volution getroffen.

Wie wurde der Lösungsansatz entwickelt?

Schon im Vorfeld der ersten Gespräche hat ZMG gemeinsam mit einem externen Dienstleister die erste konzeptionelle Arbeit geleistet. Dieses erste Konzept umfasste einen definierten Funktionsumfang sowie erste Skizzen für eine mögliche Nutzeroberfläche. Die Skizzen der Nutzeroberfläche wurden mit der Wireframe-Methode realisiert und simulierten das spätere Aussehen der Software und den enthaltenen Funktionsumfang.

In den ersten Meetings zum Projekt zwischen ZMG und pro.volution wurden das vorhandene Konzept und die darin enthaltenen Entwürfe diskutiert und gemeinsam verfeinert. So wurde besprochen, welche Funktionalitäten in eine erste Version und somit in ein MVP Einzug halten und welche Funktionalitäten aufgrund von Komplexität und geringer Priorität erst später hinzugefügt werden.

Zu diesem Zeitpunkt wurde darauf geachtet, dass kein starr und unveränderbarer Plan für die Entwicklung erstellt wird. Viel mehr lag der Fokus darauf, über den gesamten Entwicklungsprozess einen hohen Grad an Flexibilität zu gewährleisten, um auch kurzfristig auf veränderte Nutzerbedürfnisse und Feedback eingehen zu können.

Wie wurde mit der Umsetzung begonnen?

Die gemeinsam im Projektmeeting vereinbarten Funktionalitäten und Skizzen wurden im Anschluss von pro.volution in User Stories umgewandelt. Diese User Stories dienen der Dokumentation und Veranschaulichung der Anforderungen aus Nutzersicht. Die entstandenen User Stories wurde zugleich genutzt, um die notwendigen Entwicklungsschritte und Funktionalitäten in eine Roadmap für die anstehenden Entwicklungssprints zu dokumentieren. Durch die Nutzung von User Stories ergab sich zusätzlich ein hohes Maß an Flexibilität für das nachträgliche Hinzufügen von weiteren Features und der Veränderung von Prioritäten

Auch ZMG hatte über den gesamten Prozess Zugriff auf die User Stories und Änderungen wurden stets gemeinsam besprochen und beschlossen. Durch dieses Vorgehen wurde gleichzeitig eine offene und nachvollziehbare Ebene der Kommunikation und Steuerung des Gesamtprojekts geschaffen, die im Nachgang auch als Teil der Dokumentation genutzt werden konnte

Wie lief die weitere Zusammenarbeit ab?

Mit Freigabe der User Stories und der Einteilung der Entwicklungsschritte in sieben Sprints begann die Entwicklung der Software. Jeder der sieben Sprints wurde mit zwei Wochen Dauer veranschlagt und endete in einem Meeting, in dem die neuen Entwicklungen vorgestellt wurde. Nach jedem Meeting zum Ende des Sprints begann umgehend der nächste Sprint. Die Entwicklung der Software über mehrere Sprints hinweg ist typisch für agile Projekte.

Neben den zweiwöchigen Meetings zum Ende der einzelnen Sprints bestand eine dauerhafte, sehr enge Kommunikation über Kanäle wie Slack und Telefon. Dieser tägliche Austausch sollte eine transparente, saubere Kommunikation und dauerhaften Austausch zwischen ZMG und dem Team von pro.volution sicherstellen. Gleichzeitig dient eine solch enge Kommunikation der Qualitätssicherung und der Kunde kann sichergehen, dass er mit Beendigung des Projekts auch wirklich die erwarteten Ergebnisse erhält.

Zum Abschluss der sieben geplanten Sprints fand ein abschließendes Präsenzmeeting statt, welches der finalen Übergabe der Software und dem Besprechen des weiteren Vorgehens diente. So wurde vereinbart, dass der Funktionsumfang der Software, auch über die ursprünglich geplanten und gelieferten Elemente hinaus, erweitert werden soll.

Wie hat sich die Software durch den agilen Prozess zum Vergleich zur ersten erdachten Version verändert?

Im Laufe des Entwicklungsprozesses, über sieben zweiwöchige Sprints hinweg, ist die tatsächliche Software deutlich von den ursprünglichen Konzepten abgewichen. Durch den stetigen Austausch und das Feedback, was bereits mit dem MVP nach dem ersten zweiwöchigen Sprint eingeholt wurde, wurden zahlreiche gesetzte Prioritäten verändert, neue Features in die Roadmap aufgenommen und andere Features gestrichen.

Obwohl die finale Software deutlich von den ersten Entwürfen abweicht, wurde diese durch ZMG als nützlicher und passender abgenommen.

Welche Effekte hat die Software auf das ZMG Geschäft?

Für ZMG und die externen Dienstleister vereinfacht sich durch die Software insbesondere der Abstimmungsprozess für die Durchführung von Studien. Die Notwendigkeit von persönlichen Meetings und Gesprächen im Vorfeld einer Studie konnte signifikant gesenkt werden. Gleichzeitig konnte die Zeit bis zur Umsetzung einer Studie ebenfalls deutlich verkürzt werden. Somit ist es für Kunden von ZMG wesentlich einfacher geworden, auch kurzfristig Studien in Auftrag zu geben.

Doch auch für die Dokumentation und die Zusammenarbeit zwischen ZMG und externen Dienstleistern konnte mit der Software eine bessere Lösung entwickelt werden, als es vorher der Fall war. Durch die entwickelte Software können bereits bei den ersten Skizzen zu möglichen Studien die Ressourcen von Dienstleistern automatisch geprüft und eingeplant werden. Auch dies reduziert signifikant den manuellen Abstimmungsaufwand.

Wie sieht die Zusammenarbeit nach dem initialen Projekt aus?

Mit Abschluss der vereinbarten sieben Sprints verfügt die Software über den Leistungsumfang, der für das Alltagsgeschäft von ZMG vorausgesetzt und vereinbart wurde. Durch die enge Zusammenarbeit und das stetig erhobene Feedback entstanden über den gesamten Entwicklungsprozess zusätzliche Ideen für neue Features und Anwendungsfälle. Auf Basis dieser neuen Ideen ist der Anspruch entstanden, die Software auch über den Abschluss des ersten Projekts hinaus stets weiterzuentwickeln.

Die Weiterentwicklung der Software wird auf Basis von regelmäßigen Meetings und dort vereinbarte Aufgabenstellungen fortgeführt. Anders als im initialen Projekt wird in der Phase der Weiterentwicklung auf Basis eines Kanban-Boards zusammengearbeitet. Diese Art der Zusammenarbeit zeichnet sich durch ein hohes Maß an Flexibilität und enger Kommunikation aus.